Wheel of Dhamma

Nordens Vipassanacenter
Dhamma Sobhana
Vipassana Meditation as taught by S.N. Goenka
in the tradition of Sayagyi U Ba Khin
language selector
Svenska Svenska
Sekretesspolicy

FÖRENINGEN VIPASSANA SVERIGE

 

Detta dokument har sammanställts för att ge information om behandlingen av personuppgifter i samband med kurser i Vipassana-meditation som arrangeras av Föreningen Vipassana Sverige (nedan Föreningen).

 

Policyn består av två delar. I den första delen ges översiktlig information om behandlingen av personuppgifter i anslutning till ansöknings- och registreringsförfarandet till en Vipassana-kurs samt vid användningen av Föreningens webbplatser. I den andra delen ges mer detaljerad information om hur personuppgifterna behandlas, och av vem. Med personuppgifter avses alla uppgifter som kan hänföras till en fysisk person.

 

Registeransvarig är Föreningen Vipassana Sverige, organisationsnummer 802410-2710, Lyckebygården, 599 93 Ödeshög.

 

 

A. ALLMÄN INFORMATION

 

Vilken information som samlas in

Om du registrerar dig för en kurs i Vipassana-meditation online eller konventionellt, kan information av följande slag komma att samlas in: namn, adress, e-postadress, telefonnummer, faxnummer, samt annan information av personlig natur som frågas efter i kursansökan eller annars under ansökningsförfarandet, eller i det registreringsformulär som du fyller i vid ankomsten till kursen. Ansöknings- och registreringsformulär förvaras på ett säkert sätt av Föreningen. Informationen i dessa formulär kommer endast göras tillgänglig för dem som fullgör vissa särskilda uppgifter i anslutning till kurserna och därför behöver läsa informationen, främst kursregistratorn, centerföreståndaren och den eller de assistentlärare som håller kursen du söker till.

 

Hur vi använder informationen

Den information du lämnar om dig själv under ansökningsförfarandet och i registreringsformuläret använder vi för att bedöma din ansökan och för att registrera dig för kursen. Vi kan komma att använda uppgifter om namn, postadress och/eller e-postadress för att efter kursen skicka dig nyhetsbrev och annan information om Vipassana-aktiviteter, om du inte begärt att inte tillsändas sådan information. Föreningen lämnar aldrig ut uppgifter som kan härledas till dig personligen till tredje part, varken för kommersiella eller andra syften. Vi lämnar över huvud taget inte ut sådana uppgifter till någon utanför vår organisation, utom när vi är skyldiga att göra detta enligt lag, t.ex. till följd av beslut av domstol eller annan myndighet.

 

Lärare och assistentlärare, liksom servare som utför olika uppgifter i anslutning till kursen, har tillgång till den information du lämnat under ansökningsförfarandet eller på registreringsformuläret endast i den utsträckning de behöver informationen för att fullgöra sina uppgifter. All information behandlas konfidentiellt och skyddas från obehörig åtkomst så snart den når centret eller kursregistratorn. Risk för obehörig åtkomst finns endast när informationen skickas över Internet, eftersom elektronisk kommunikation inte helt kan skyddas från obehörig åtkomst. Använd inte e-post eller online-ansökningsformuläret för att kommunicera med oss om du inte är beredd att ta denna risk.

 

Tillgång till information och ändring av uppgifter

Någon som tror att kursarrangörerna lagrar personuppgifter om honom eller henne har rätt att få tillgång till sådan information, om den finns. För att få tillgång till informationen ska den informationen berör meddela kursregistratorn namn och kursdatum, och samtidigt legitimera sig på lämpligt sätt, t.ex. genom att överlämna en kopia av körkort eller pass. En utskrift av de uppgifter som lagras kommer att skickas inom en månad efter att förfrågan gjorts och identifiering skett.

 

Någon som vill korrigera personuppgifter som rör honom eller henne måste skriftligen meddela kursregistratorn vilka uppgifter man vill ha ändrade (man får tillgång till uppgifterna enligt vad som anges i förra stycket), med besked om vilka ändringar man begär. Den som önskar att uppgifter ska ändras måste legitimera sig på lämpligt sätt. Beslut om uppgifter ska ändras eller inte fattas av en assistentlärare och meddelas den som uppgifterna avser inom en månad. Beslutar läraren att uppgifterna inte ska ändras, kommer skälen för beslutet att anges.

 

Utskickslista

Föreningen kommer att använda uppgifter i sin databas för att skicka ut nyhetsbrev och annan information om Vipassana-aktiviteter några gånger om året. Vill du att vi stryker ditt namn och din adress från utskickslistan, var vänlig meddela oss på info@sobhana.dhamma.org. Detta innebär att du inte får nyhetsbrev eller annan information från Föreningen.

 

Anteckningar gjorda av assistentlärare

En assistentlärare kan i undantagsfall behandla uppgifter om elever och servare på en särskild lista. Listan kan föras elektroniskt eller konventionellt. Uppgifter på listan behandlas konfidentiellt och får göras tillgängliga endast för andra assistentlärare och, i begränsad omfattning, kursregistratorer. Syftet med dessa anteckningar är att andra assistentlärare ska kunna ge bästa möjliga stöd åt elever på kommande kurser och i särskilda undantagsfall förhindra att en elev eller servare antas för en kurs. I särskilda undantagsfall kan anteckningarna innehålla uppgifter om hälsa och medicinering. Anteckningar på listan får göras endast när det är nödvändigt och anteckningarna får inte kvarstå på listan längre än det är befogat. Känsliga uppgifter får behandlas endast om eleven eller servaren samtyckt till detta, t.ex. genom att underteckna registreringsformuläret.

 

Den elektroniska listan med anteckningar sköts av en listansvarig, som utses av ansvariga lärare i denna tradition.

 

Varje assistentlärare ansvarar själv för de anteckningar han eller hon gör på listan, och ska anses vara ägare till uppgifterna.

 

Hur du kontaktar oss

Har du frågor om hur Föreningen behandlar personuppgifter eller vad som gäller för Föreningens webbplats, var vänlig kontakta oss på info@sobhana.dhamma.org.

 

 

B. HUR OCH AV VEM PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS

 

I det följande beskrivs mer detaljerat hur personuppgifter behandlas i anslutning till en Vipassana-kurs.

 

Elever och servare lämnar personuppgifter till Föreningen i främst följande handlingar:

1. Ansökningsformulär för elever och servare

2. Registreringsformulär för elever och servare

3. Medicinska frågeformulär

4. Frågeformulär om övningar som står i konflikt med Vipassana

 

 

Syftet med att samla in personuppgifter

Föreningen samlar in personuppgifter från sökanden för att den lärare som håller kursen ska kunna bedöma om en elev eller servare kan antas för en kurs, och för att kursregistratorn ska kunna arrangera sovplats, mat och i vissa fall transport. Uppgifterna gör det också möjligt för läraren att vägleda och stödja eleven eller servaren före, under och efter kursen. Uppgifterna behövs vidare för att Föreningen ska kunna föra register över vilka som deltagit i kurser som arrangerats.

 

Insamling av uppgifter

Innan en elev eller servare antas till en kurs tar kursregistratorn emot ansökningar och i vissa fall medicinska frågeformulär och frågeformulär om övningar som står i konflikt med Vipassana. Uppgifter i dessa handlingar lämnas elektroniskt eller konventionellt. Elever och servare lämnar uppgifterna frivilligt.

 

Dagen då kursen börjar tar kursarrangörerna emot registreringsformulär från elever och servare. Registratorn eller en annan servare lämnar över alla ansökningsformulär och registreringsformulär, inklusive medicinska frågeformulär och frågeformulär om övningar som står i konflikt med Vipassana, till den eller de assistentlärare som ska hålla kursen.

 

Tillgång till uppgifter

Ansökningsformuläret får läsas av dels registratorn, dels den eller de assistentlärare som ska hålla kursen, och dels en annan assistentlärare som kan bedöma om en elev eller servare ska antas till en kurs. En översättare kan vid behov läsa uppgifterna i detta formulär. Detsamma gäller medicinska frågeformulär och frågeformulär om övningar som står i konflikt med Vipassana.

 

Registreringsformulärets utsidor (dvs. sidorna 1 och 4) får läsas av en gammal elev som fått i uppdrag av en assistentlärare att i samband med kursstart samla in registeringsformulär från elever och servare. Denna uppgift kommer för det mesta att utföras av den som ska serva som kontaktperson för eleverna under kursen. Registreringsformulärets insida (dvs. sidorna 2 och 3) får endast läsas av en assistentlärare. En översättare får vid behov läsa hela registreringsformuläret.

 

Förvaring av formulär och sammanställningar av uppgifter

Formulär med uppgifter som samlats in under ansökningsförfarandet förvaras hos kursregistratorn fram till två dagar innan kursen börjar. Under kursen förvaras dessa formulär i assistentlärarbostaden, i ett utrymme som endast assistentläraren har nyckel till. När kursen är slut arkiveras dessa formulär på centret i ett låst arkiv, tillsammans med registreringsformulären. Tillträde till arkivet har endast assistentlärare, och i vissa fall en centerföreståndare som medgetts tillträde till arkivet av en assistentlärare. Formulären arkiveras efter kursdatum. De formulär som samlas in av Föreningen förstörs efter tio år.

 

En sammanställning av uppgifter som elever och servare lämnat under ansökningsförfarandet kan göras elektroniskt, för att underlätta assistentlärarens eller registratorns arbete under kursen. Denna sammanställning kan skrivas ut på papper och förvaras efter kursen i arkivet, i enlighet med vad som gäller för att andra förvarade handlingar som innehåller personuppgifter. Den elektroniska versionen av en sådan sammanställning raderas efter att kursen slutat. Föreningen får dock lagra vissa uppgifter elektroniskt även efter kursen, nämligen namn, personnummer, kön, adress, e-postadress, telefonnummer, kursdatum och vilka kurser eleven deltagit i.

 

Skälen till att uppgifter lagras efter kursen

Uppgifter lagras efter kursen dels för att föra register över kurser som Föreningen arrangerat, dels för att elever som kommer tillbaka för ytterligare kurser ska kunna ges bästa möjliga stöd och vägledning, och dels av juridiska skäl.

 

Instruktioner till kursregistratorer

“Dessa formulär kan innehålla känsliga uppgifter om elever och servare. Uppgifterna i formulären får inte kopieras utan tillåtelse av en assistentlärare. Uppgifterna får inte göras tillgängliga för annan än assistentläraren eller den som ska serva som kontaktperson under kursen. För att underlätta kursarrangörernas arbete får vissa uppgifter föras över på en dator. Du får inte läsa sidorna 2 och 3 i registreringsformulären. Uppgifterna får aldrig användas för kommersiella ändamål eller lämnas ut till obehöriga. Uppgifter som eleverna och servarna lämnar kan sammanställas elektroniskt.

 

Registratorn ska efter varje kurs säkerställa att alla e-postmeddelanden och elektroniska filer raderas, med undantag för uppgifter om elevens eller servarens namn, kön, adress, e-postadress, telefonnummer och partners namn. Vid behov kan sådana meddelanden och filer först skrivas ut på papper och därefter arkiveras tillsammans med ansökningsformuläret.”

 

Instruktioner till den som servar som kontaktperson för eleverna under en kurs

“Dessa formulär kan innehålla känsliga uppgifter om elever och servare. Uppgifterna i formulären får inte kopieras utan tillåtelse av en assistentlärare. Uppgifterna får inte göras tillgängliga för annan än assistentläraren eller den som ska serva som kontaktperson under kursen. En kontaktperson får bara läsa sidorna 1 och 4 i registreringsformuläret. Sidorna 2 och 3 får bara läsas av en assistentlärare. Du får inte läsa ansökningsformulären (med undantag för uppgifter om namn, ålder och kön), medicinska frågeformulär eller frågeformulär om övningar som står i konflikt med Vipassana. Uppgifterna får aldrig användas för kommersiella ändamål eller lämnas ut till obehöriga. Uppgifter som eleverna och servarna lämnar kan sammanställas elektroniskt. Uppgifterna får visas för den elev eller servare som lämnat uppgifterna, i enlighet med vad som anges i Föreningens sekretesspolicy.

 

Instruktioner till översättare

“Dessa formulär kan innehålla känsliga uppgifter om elever och servare. Du får bara göra en översättning av dessa uppgifter för assistentlärarens eller kursregistratorns räkning. Du får inte behålla några uppgifter för dig själv, eller avslöja uppgifter för annan än assistentläraren eller kursregistratorn.”

 

Instruktioner till asssientlärare

“Dessa formulär kan innehålla känsliga uppgifter om elever och servare. Känsliga uppgifter, t.ex. uppgifter om hälsa, får inte avslöjas för andra utom när detta är befogat av medicinska skäl eller till en jurist av juridiska skäl. Uppgifter som inte är känsliga, t.ex. uppgifter om namn och adress, får användas för att stödja elever i sin meditation (sådana uppgifter kan t.ex. överlämnas till den som skickar ut nyhetsbrev till tidigare elever i denna tradition). Assistentläraren, Föreningen eller annan får under inga förhållanden använda uppgifter för kommersiella ändamål. Uppgifterna får visas för den elev eller servare som lämnat uppgifterna, i enlighet med vad som anges i Föreningens sekretesspolicy.

 

Giltighet

Denna sekretesspolicy gäller fr.o.m. den 15 maj 2007. Föreningen förbehåller sig rätten att när som helst ändra policyn i enlighet med vad Föreningen anser lämpligt. Att du använder Föreningens webbplats innebär att du godtar de villkor som gäller för användningen av denna.